DE SPAANSE NOTARIS – INTRODUCTIE

In mijn praktijk als notaris in Spanje hoor ik soms dat de Spaanse notaris ‘alleen maar’ de akte ondertekent ; dat al het vooronderzoek door partijen zelf geregeld moet worden en dat de Spaanse notaris niet aansprakelijk is voor de aktes die hij ondertekent. Niets is minder waar.

Als eerste moet ik hierbij aangeven dat bovenstaande uitspraken altijd gedaan worden door buitenlanders die onder begeleiding van een adviseur bij het notariskantoor verschijnen, waarbij de adviseur in de meeste gevallen ook geen Spaans jurist is. De adviseur is een partij die vaak noodzakelijk blijkt omdat de buitenlandse cliënt onvoldoende bekend is met de Spaanse taal en gebruiken en onvoldoende  in staat is om zijn eigen belangen te behartigen in een juridische kwestie. Helaas is de adviseur in veel gevallen zelf ook onvoldoende bekend met de Spaanse wetgeving of heeft een juridische opleiding in een ander land gevolgd, waardoor hij in Spanje in veel gevallen ook slechts een ervaringsdeskundige is.

De Spaanse notaris

De Spaanse notaris maakt, evenals de Nederlandse notaris, deel uit van het Latijnse notariaat. Hij is enerzijds ambtenaar en anderzijds oefent hij een vrij beroep uit. De tarieven van de Spaanse notaris zijn bij wet vastgelegd. De Spaanse notaris heeft een vaste standplaats en mag geen aktes buiten zijn standplaats tekenen. Wel mag hij aktes passeren die betrekking hebben op zaken elders in Spanje. De Spaanse notaris is aansprakelijk voor datgene wat hij in de akte verklaart en heeft daarvoor een aansprakelijkheidsverzekering .

De Spaanse notaris heeft de verplichting om een vooronderzoek te doen naar de eigenaren van een onroerend goed, vast te stellen welke partijen verplicht zijn de akte te tekenen, vast te stellen of er lasten op het onroerende goed rusten en om partijen te informeren over hun rechten. Verder moet de Spaanse notaris de identiteit van de comparanten vaststellen, alsmede hun handelingsbekwaamheid en beschikkingsbevoegdheid. In dit opzicht is de taak van de Spaanse notaris identiek aan die van de Nederlandse notaris. Bij een overdracht van een onroerend goed moeten de inschrijvingen in het eigendomsregister en ‘Catastro’ (*) nagetrokken worden, wordt gecontroleerd of de  onroerend goedbelasting voldaan is en of het energielabel, de bewoonbaarheidsverklaring en de verklaring van de  Vereniging van Eigenaren aanwezig zijn. De Spaanse notaris is niet verplicht om de koper te informeren over bestemmingsplannen of over de vraag of er door een gemeente een bouwvergunning afgegeven kan worden. Dat zullen partijen zelf moeten verzorgen en daarvoor is een begeleider vaak noodzakelijk. Partijen kunnen de Spaanse notaris uitleg vragen over alle details van de akte. In veel gevallen vertrouwt een buitenlandse cliënt echter op de uitleg die hij van zijn adviseur, begeleider of vertaler heeft gekregen.

Na het tekenen van de akte verzorgt de notaris de digitale indiening van de akte bij het eigendomsregister, het Catastro en de gemeente, waarbij opgemerkt moet worden dat de digitale indiening bij het eigendomsregister niet voldoende is voor de inschrijving van de akte. Voorafgaand aan de inschrijving moeten de belastingen betaald en afgestempeld worden. Voor de afstempeling van de belastingen en de inschrijving in het eigendomsregister is een origineel afschrift van de akte vereist. De Spaanse notaris is niet verplicht om de belastingbetaling en inschrijving van de akte te verzorgen. De afwikkeling wordt gebruikelijk door een begeleider gedaan, alhoewel veel notariskantoren deze afwikking ook op zich kunnen nemen.

Betalingen

Wat de Spaanse notaris normaal gesproken niet doet is het verzorgen van de betaling van een transactie via de derdenrekening van het notariskantoor. De reden daarvoor is, dat de beroepsverzekering deze afwikkeling niet als onderdeel van de notariële werkzaamheden beschouwt en de notaris daarvoor dus niet verzekerd is. De notaris  moet in de akte wel weergeven welke belastingen op de akte van toepassing zijn.  De afwikkeling van het financiële gedeelte  van de transactie wordt in Spanje dan ook tussen partijen zelf geregeld; zij het dat de Spaanse notaris de details van de  betaling in de akte moet vastleggen; dit ook met het oog op  de verplichte berichtgeving  aan overheidsinstanties in het kader van de anti-witwas regelgeving. Het is de Spaanse notaris niet verboden om de betaling van een koopsom van een transactie over de derdengeldenrekening te laten lopen, alleen moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over onder welke voorwaarde de gelden naar de ander partij overgemaakt mogen worden.

Er is nog een onderscheid tussen de werkwijze van de Spaanse en Nederlandse notaris. Daar waar een akte in het eigendomsregister moet worden ingeschreven bestaat in Spanje dubbele controle, eerst door de notaris die de akte passeert en vervolgens door de hypotheekbewaarder (registrador)  die de akte inschrijft. Dit betekent dat er in een akte die betrekking heeft op onroerend goed, door partijen bewust een bepaald gebrek in de notariële akte kan zijn opgenomen dat gecorrigeerd moet worden voordat de akte in het eigendomsregister ingeschreven kan worden. De Spaanse notaris is verplicht om partijen op de onvolkomenheid te wijzen en dat in de akte vast te leggen. Zo kan bijvoorbeeld in een Spaanse verdelingsakte worden opgenomen dat het originele testament nog niet verkregen is, of er nog geen verklaring van erfrecht is opgesteld. De partijen geven in de akte aan dat zij een bepaalde verdeling van de nalatenschap overeenkomen en tekenen vervolgens de akte. Vóórdat de woning in het eigendomsregister op naam van de erfgenamen ingeschreven kan worden, moet het ontbrekende document dan bijgevoegd worden. De gedachtegang achter deze -in Nederlandse ogen onvolledige- akte is dat de partijen direct de mogelijkheid hebben om een overeenkomst aan te gaan en dat het ontbreken van het genoemde document deze overeenkomst niet in de weg mag staan. De notaris zal deze onvolledigheid in de akte weergeven. Het moge duidelijk zijn dat als na het tekenen van de akte blijkt dat er een ander testament was, of een andere van de gestelde voorwaarden niet correct was, de partijen een herstelakte moeten tekenen.

(*) Het eigendomsregister is het register waar de eigendom, de eigenaren en de lasten worden ingeschreven, vergelijkbaar met het Nederlandse Kadaster; het Spaanse Catastro is het fiscaal instituut waar de onroerende goederen ingetekend worden en van waaruit de lokale belastingen worden gegenereerd.

María Sánchez Moreno is notaris te Alicante. Zij is vice voorzitter van de CNUE werkgroep voor internationale betrekkingen (CAE) en afgevaardigde in de Europese werkgroep voor onroerend goed en EUFIDES, het Europese digitale platform voor het notariaat. Zij is co-auteur van het hoofdstuk Spanje van het Handboek Boedelafwikkeling, uitgegeven door de Universiteit van Groningen.

Wilt u meer weten over ons, kijk dan op onze website http://mariasanchezmoreno.com/