nieuwsbrief april / María Sánchez Moreno / juridisch

HET OPRICHTEN VAN EEN ONDERNEMING IN SPANJE

In Spanje kunnen een Besloten Vennootschap  (Sociedad Limitada of S.L.) en Naamloze Vennootschap (Sociedad Anónima of S.A.) alleen bij notariële akte opgericht worden. De Spaanse notaris beoordeelt vanzelfsprekend de bevoegdheid van partijen en met name in het geval deze in naam van een derde of in naam van een rechtspersoon handelen. De notaris informeert partijen over de gevolgen van de te tekenen akte, en specifiek over de juridische gevolgen en de fiscale verplichtingen die uit de akte voortvloeien.

Benodigde documenten

Voor het oprichten van de S.L. moet de volgende documentatie aan de notaris overhandigd worden:

1. Certificaat van het Centrale Handelsregister waaruit blijkt dat de gekozen naam toegewezen is.
2. Bankcertificaat waaruit de storting van het aandelenkapitaal op een bankrekening op naam van de S.L. blijkt. Op dit moment bedraagt het minimumkapitaal van een S.L. 3.000 euro en dat van een S.A. 60.000 euro.
3. De persoonlijke gegevens van de oprichters (naam, adres, beroep, paspoort en N.I.E. nummer);
4. De oprichtingsgegevens van de onderneming;
5. De statuten van de onderneming.

Ad 1.

Een naamcertificaat kan door het notariskantoor worden aangevraagd. In één aanvraag kunnen 5 namen aangevraagd worden. Slechts één naam wordt toegewezen, mits deze naam nog niet bestaat. Het naamcertificaat heeft een geldigheid van 90 dagen.

Ad 2.

Nadat de naam van de SL in oprichting is toegewezen kan bij een Spaanse bank een bankrekening op naam van de SL geopend worden. Hiervoor moet de bestuurder persoonlijk naar de bank. Na de oprichting moeten de oprichtingsakte met de benoeming van de bestuurders en het fiscale nummer aan de bank overhandigd worden om over de rekening te kunnen beschikken.

Ad 3.

De persoonlijke gegevens van alle aandeelhouders zijn noodzakelijk: volledige naam, paspoortnummer, N.I.E. nummer (Spaans fiscaal identificatie-nummer voor buitenlanders), beroep, adres, burgerlijke stand en – indien van toepassing- huwelijksregime en de naam van de echtgenoot. Bij het oprichten van de S.L. moeten de aandeelhouders verschijnen. Indien er drie of meer aandeelhouders zijn, volstaat de comparitie van twee van hen bij de oprichting.

Ad 4.

De volgende gegevens van de S.L. moeten in de oprichtingsakte opgenomen worden: naam, aandelenkapitaal, aandeelhouders en de deelneming van elke aandeelhouder in het aandelenkapitaal, de zetel en doelstelling van de S.L. en de gegevens van de bestuurder (administrador). Het is aan te bevelen dat met de adviseur of boekhouder van de onderneming van tevoren de doelstelling van de S.L. besproken wordt. Hij bekijkt de oprichting vanuit een andere optiek dan de ondernemer. Elke latere verandering van deze gegevens kan alleen via notariële akte doorgevoerd worden. Indien de S.L. slechts één aandeelhouder kent, dan wordt de S.L. automatisch aangeduid S.L.U. (unipersonal). Dit feit moet bij het handelsregister ingeschreven worden. Een eventuele overgang van S.L. naar S.L.U. of andersom moet opnieuw bij het handelsregister ingeschreven worden.

Ad 5.

De statuten moeten door de aandeelhouders worden aangereikt, Het notariskantoor kan natuurlijk altijd de statuten verzorgen. Ook hier raden wij echter aan dat deze van tevoren met de boekhouder van de onerneming besproken worden, zodat de statuten aansluiten op de activiteit van de onderneming.

Fiscaal nummer (CIF)

Direct na het tekenen van de akte zal het fiscale nummer worden aangevraagd. Dit nummer wordt normaal gesproken de volgende dag door de belastingdienst telematisch afgegeven.

Belastingen

Het oprichten van een onderneming is niet belast. Wel moeten aangiftes worden verzorgd. Ook moet de onderneming bij de belastingdienst aangemeld worden en zijn er andere communicaties noodzakelijk voor het aanvangen van de activiteit.

Oprichting per volmacht

De Spaanse wetgeving stelt dat de uitdrukkelijke wilsovereenstemming van twee oprichters in de oprichtingsakte aanwezig moet zijn. Dat wordt door de meeste Spaanse notarissen zodanig geïnterpreteerd dat er minmaal twee aandeelhouders zelf aanwezig moeten zijn op het moment van het tekenen van de oprichtingsakte van de onderneming, in die gevallen waar de aandeelhouders fysieke personen zijn. De wet stelt deze voorwaarde om het werken middels stromannen te bemoeilijken. Indien de aandeelhouders toch besluiten dat de oprichtingsakte door slechts één van de aandeelhouders getekend wordt, en de overige aandeelhouders middels volmacht vertegenwoordigd zijn –en de passerende notaris zich daarmee akkoord verklaart- dan zal de akte evengoed in het Handelsregister ingeschreven worden. Indien de volmacht echter niet zeer specifiek is opgesteld, dan zou de oprichtingsakte in een later stadium door deze overige aandeelhouders nietig verklaard kunnen laten worden. (artikel 56 van de wet op rechtspersonen met aandelenkapitaal [Ley de Sociedades de capital])

Inschrijving Handelsregister

Na de oprichting moet de akte in het Handelsregister ingeschreven worden. De bewaarder van het handelsregister (Registrador) heeft de bevoegdheid om de akte te beoordelen en kan nog eventueel wijzigingen of opheldering over bepaalde kwesties  verlangen.

Dochteronderneming van buitenlandse onderneming

Indien een buitenlandse onderneming een Spaanse dochteronderneming op wil richten of de aandelen van een Spaanse onderneming wil overnemen, zullen er ook aangifteverplichtingen voor de moederonderneming bestaan. De Spaanse notaris moet beoordelen of de vertegenwoordiger van de moederonderneming over voldoende bevoegdheden beschikt voor het oprichten van de dochteronderneming of om de aandelen van een bestaande Spaanse onderneming over te nemen. Hiervoor moeten –onder meer- de statuten van de moederonderneming overhandigd worden.

Boekhouder en fiscalist

De Spaanse notaris werkt voor de oprichting van een onderneming nauw samen met de boekhouder en/of fiscaal adviseur van de onderneming. De doelstellingen van de onderneming moeten nauw aansluiten bij de te voeren boekhouding en de toekomstige belastingaangiftes. Ook moeten de bevoegdheden van de bestuurders –met name als dit andere ondernemingen zijn- in overeenstemming zijn met de activiteiten die deze moeten ontplooien.